Office Manager Zaandam

Functieomschrijving

Als Office Manager (Duizendpoot met structuur) ben jij het kloppend hart en het visitekaartje van ons kantoor. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt moeiteloos tussen operationele, administratieve en mensgerichte taken. Je bent de spin in het web die de directie ontzorgt, medewerkers faciliteert en zorgt dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt.

Binnen deze brede rol focus jij je op drie belangrijke pijlers: Facility Management, Financiële Administratie en HR Support.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden:

Facility Management

• Kantoorbeheer: Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Je zorgt voor een representatieve, schone en inspirerende werkomgeving.
• Inkoop & Voorraadbeheer: Je beheert de voorraad van kantoorartikelen, kantinebenodigdheden en IT-hardware, en koopt deze tijdig in.
• Leverancierscontact: Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe partijen zoals de verhuurder, schoonmaakdienst, cateraars en onderhoudsmonteurs. Je onderhandelt scherp over contracten.
• Arbo & Veiligheid: Je coördineert de BHV-organisatie en zorgt dat de werkplekken voldoen aan de Arbo-richtlijnen.

Financiële Administratie

• Facturatie & Boekhouding: Je bent verantwoordelijk voor de voorbereidende financiële administratie (inboeken van inkoopfacturen, controleren van bonnen en klaarzetten van betalingen).
• Declaraties: Je verwerkt de onkostendeclaraties van het team.
• Accountancy-support: Je bereidt de maand- en kwartaalafsluiting voor en bent de vaste contactpersoon voor onze accountant.
• Budgetbewaking: Je houdt toezicht op de kantoorgerelateerde uitgaven en signaleert afwijkingen.

HR Support

• On- & Offboarding: Je coördineert de instroom van nieuwe collega’s (klaarzetten van laptops, regelen van toegangspas en het introductieprogramma) en zorgt voor een warme landing. Ook de uitstroom pak jij administratief op.
• Personeelsadministratie: Je houdt de personeelsdossiers up-to-date, registreert verlofdagen en verwerkt ziekmeldingen in het verzuimsysteem.
• Cultuur & Fun: Jij bent de drijvende kracht achter onze bedrijfscultuur. Je organiseert de legendarische vrijdagmiddagborrels, teamuitjes en zorgt voor een attentie bij verjaardagen of jubilea.

Wat wij zoeken

Je bent organisatorisch ijzersterk, proactief en je denkt altijd drie stappen vooruit. Je laat je niet snel gek maken door ad-hoc vragen en behoudt altijd het overzicht.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Minimaal 2 tot 4 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol (bijv. Office Manager, Management Assistent of Secretaresse).
• Niveau MBO+ / HBO
• Aantoonbare ervaring met (of sterke affiniteit voor) basis financiële administratie en HR-processen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en bij voorkeur ervaring met boekhoud- en HR-software (zoals Exact en NMBRS)
• Je bent discreet, integer en communicatief zeer vaardig.

Wat wij bieden

• Een marktconform salaris, afhankelijk van jouw ervaring.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, reiskostenvergoeding en 25 vakantiedagen.
• Een zelfstandige en veelzijdige functie met veel ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke groei.
• Een inspirerende werkomgeving met een enthousiast en gezellig team.
• Dagelijks een verzorgde gezamenlijke lunch en gezellige borrels.

Solliciteer nu

Herken jij jezelf in dit profiel en word jij enthousiast van deze veelzijdige spin-in-het-web functie? Stuur dan je cv en een korte motivatie naar [email protected] of bel voor meer informatie naar 075-6539400.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.